Know-how i inne informacje poufne stanowią podstawowy fundament przedsiębiorstwa i często decydują o jego silnej pozycji na konkurencyjnym rynku. Potrzebę zadbania o interesy przedsiębiorstwa w tym zakresie dostrzeżono już w drugiej połowie XIX wieku. Przez ten czas rozwój nowych technologii, globalizacja, zwiększone potrzeby konsumenckie zdecydowanie napędziły rywalizację na rynku często prowadząc do nieuczciwej konkurencji. Warto zatem zadbać o to, aby wszelka wiedza techniczna, technologiczna, finansowa czy handlowa została należycie zabezpieczona przed jej nieuprawnionym wykorzystaniem.
Jednym ze sposobów zabezpieczenia informacji poufnych jest zawarcie odrębnej umowy o zachowaniu poufności tzw. NDA. Taka umowa może być zawarta w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej.
Najważniejsze jednak z punktu widzenia ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest zawarcie w umowie o poufności:
- celu i okoliczności zawarcia umowy;
- precyzyjne określenie zakresu przetwarzanych przez przedsiębiorstwo informacji poufnych;
- obowiązki strony objętej klauzulą poufności (np. zakaz kopiowania dokumentacji, wykorzystywanie informacji wyłącznie w celu wykonania umowy);
- czasu obowiązywania klauzuli poufności (może obowiązywać bezterminowo);
- określenie odpowiedzialności za naruszenie poufności;
- wysokość kar umownych w przypadku naruszenia umowy.
Umowę o poufności można zawrzeć zarówno na etapie negocjacji z potencjalnym kontrahentem jak i osobami, które świadczą już usługi na rzecz firmy (zleceniobiorcy, pracownicy). Warto zabezpieczyć firmę w ten sposób, w każdym przypadku, w którym kontrahenci, zleceniobiorcy, pracownicy mają dostęp do danych wrażliwych firmy a ich ujawnienie może spowodować negatywne konsekwencję dla firmy.
Dla ochrony interesów firmy nie wystarczy ogólne wskazanie w umowie, że klauzulą poufności objęte są dane technologiczne, finansowe, administracyjne. Ważne, aby w umowie wyraźnie wskazać zakres danych objętych klauzulą poufności, np. wszelkie bazy danych klientów, receptury, opracowane wzorce, specyfikacje, projekty, innowacje, ustalenia ze spotkań, prezentacje sprzedażowe, wyniki finansowe. Dlaczego to takie istotne?
Dokładne określenie zakresu poufnych informacji pozwoli na uniknięcie wątpliwości w przypadku ewentualnego sporu pomiędzy stronami umowy. Oczywiście objęcie określonych informacji klauzulą poufności powinno mieć swoje uzasadnienie. Nie można zastrzegać jej w przypadku informacji, które są powszechne znane lub zakres danych objętych klauzulą jest zbyt szeroki.
Może również zdarzyć się, że pewna informacja w chwili zawierania umowy stanowi dla przedsiębiorstwa informację poufną, jednak w trakcie wykonywania umowy straciła ten charakter. Warto zatem zastrzec odpowiednie postanowienie w umowie, które ureguluje tą kwestię. Dlaczego? Ponieważ sytuacja na rynku jest dynamiczna a regulacje prawne i wytyczne regulacyjne często się zmieniają. Czasem zdarzyć się może sytuacja, w której strona objęta klauzulą poufności będzie niejako zmuszona do ujawnienia informacji poufnych. Dzieje się tak w przypadku, gdy np. przepisy powszechnie obowiązującego prawa zmuszają naszego kontrahenta do ujawnienia informacji niejawnych albo przykładowo, instytucja państwowa (Urząd Skarbowy, Komisja Nadzoru Finansowego, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów itp.) zażąda od naszego kontrahenta takich informacji. Przedsiębiorca musi być przygotowany na każdą ewentualność, zatem ważne jest skonstruowanie umowy o zachowaniu poufności w sposób kompleksowy i dokładny.
Co istotne umowa NDA powinna wprost wskazywać jakim podmiotom dane poufne mogą być przekazywane np. konstrukcja klauzuli poufności zakłada, że wyniki sprzedażowe mogą być przekazywane wyłącznie do określonych osób pracujących w przedsiębiorstwie.
Aby uniknąć problemu ujawnienia informacji niejawnych w przyszłości, koniecznie trzeba pamiętać o tym, aby zastrzec w umowie, że nasz kontrahent, zleceniobiorca, pracownik zobowiązany jest do zachowania poufności zarówno w trakcie wykonywania umowy jak i po zakończeniu współpracy.
Co jednak w przypadku, gdy mimo zawarcia umowy o poufności, strona objęta klauzulą poufności ujawniła informacje wrażliwe, know-how wieloletniej pracy nad rozwojem przedsiębiorstwa, w które włożyliśmy tyle czasu i energii?
Na taką ewentualność warto pamiętać o zastrzeżeniu postanowienia w umowie NDA w zakresie kar umownych za ujawnienie informacji niejawnych. Po pierwsze kara finansowa ma charakter odstraszający, natomiast w skrajnych przypadkach pozwoli na rekompensatę strat jakie mogą pojawić się po nieuczciwym działaniu osób zobowiązanych.
Jak można zaobserwować po treści artykułu, problematyka umów o zachowaniu poufności jest bardzo złożona, ale jej istotność z punktu widzenia ochrony naszego przedsiębiorstwa uzasadnia ich wprowadzenie do obrotu.
