Tag: Biznes

26 cze

Ulga na robotyzację

Ulga na robotyzację jest instrumentem finansowym, wdrożonym na mocy przepisów Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Art. 38eb) oraz Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Art. 52jb), zmodyfikowanych Polskim Ładem. 

Ulga na robotyzację jest skierowana do płatników CIT oraz PIT, z wyłączeniem podatników rozliczających się na zasadach ryczałtu, karty podatkowej lub CIT-u estońskiego, którzy prowadzą działalność badawczo – rozwojową. Innymi słowy, do skorzystania z ulgi na robotyzację są uprawnione osoby fizyczne opodatkowane liniowo (PIT-36L) lub według skali podatkowej (PIT-36), oraz płatnicy CIT opodatkowani na zasadach klasycznych (CIT-8). Należy zaznaczyć, że do korzystania z ulgi nie są uprawnieni podatnicy prowadzący działalność w Specjalnych Strefach Ekonomicznych lub Polskiej Strefie Inwestycji

Zastosowanie ulgi na robotyzację umożliwia podatnikowi odliczenie od dochodu dodatkowych 50% kosztów uzyskania  przychodu (wyliczonych dalej), jakie poniósł z tytułu robotyzacji procesów produkcyjnych w latach 2022 – 2026. Wysokość ulgi nie może przekraczać kwoty dochodu (z działalności gospodarczej pozarolniczej dla PIT, z przychodów z innych źródeł przychodów niż zyski kapitałowe dla CIT) osiągniętego przez firmę w danym roku podatkowym. Oznacza to, że każda złotówka wydana w związku z opracowaniem produkcji prototypu oraz produkcji próbnej wyrobu pomniejsza dochód firmy o 1,50 złotych.

Jeżeli osiągnięty przez podatnika dochód jest niższy od wartości przysługującej mu ulgi, płatnik może skorzystać z odliczenia w okresie do 6 lat podatkowych od roku poniesienia kosztów robotyzacji. Oznacza to, że ulga na prototypy może być rozłożona w czasie

Głównym założeniem ulgi jest zmotywowanie przedsiębiorców do unowocześnienia procesów produkcyjnych, promowanie rozwoju robotyzacji przemysłowej i wspieranie transformacji cyfrowej. Aktywizacja przedsiębiorców w automatyzowaniu procesów produkcyjnych ma przyczynić się do optymalizacji kosztów wytwarzania wyrobów oraz zwiększania wydajności zakładu. Częściowe odciążenie przedsiębiorstw z kosztów robotyzacji ma zwiększyć konkurencyjność polskich firm na tle podmiotów krajowych oraz zagranicznych

Obszarem ulgi jest zakup fabrycznie nowych robotów przemysłowych, maszyn i urządzeń zwiększających automatyzację procesów produkcyjnych realizowanych w zakładzie podatnika. Wykładnia przepisu wskazuje, że ulgą na robotyzację mogą być również objęte odpisy amortyzacyjne za nowe środki, zakupione przed 2022 rokiem. Zgodnie z przepisami, za robota przemysłowego uważa się automatycznie sterowaną, programowalną, wielozadaniową i stacjonarną lub mobilną maszynę, o co najmniej 3 stopniach swobody, posiadającą właściwości manipulacyjne bądź lokomocyjne dla zastosowań przemysłowych. Oznacza to, że robot musi znajdywać zastosowanie w realizowaniu procesów przemysłowych, posiadać zdolność do realizowania różnych zadań w wielu płaszczyznach, określanych stopniami swobody. 

Dodatkowo, definicja robota przemysłowego wskazuje konieczność jednoczesnego spełniania warunków:

  • sterowanie, programowanie, monitorowanie oraz diagnozowanie robota odbywa się poprzez zdalną wymianę danych cyfrowych,
  • robot jest podłączony do systemów teleinformatycznych, w szczególności systemów zarządzania produkcją, systemów planowania produkcji czy systemów projektowania wyrobów
  • działanie robota jest monitorowane przy użyciu kamer, czujników lub innych sensorów
  • robot jest zintegrowany z innymi maszynami występującymi w cyklu produkcyjnym. 

Kolejną grupę urządzeń stanowią maszyny oraz urządzenia peryferyjne dla robotów przemysłowych, z którymi są funkcjonalnie powiązane. Zaliczane są do nich  jednostki liniowe zwiększające swobodę ruchu, pozycjonery jedno- i wieloosiowe; tory jezdne; słupowysięgniki; obrotniki; nastawniki; stacje czyszczące; stacje automatycznego ładowania; stacje załadowcze lub odbiorcze; złącza kolizyjne; efektory końcowe do czynności obróbczych oraz do obsługiwania maszyn. Innymi słowy, do grupy tej należy zaliczyć wszelkiego rodzaju osprzęt dodatkowy, usprawniający funkcjonowanie robotów przemysłowych. 

Do kosztów uzyskania przychodu z tytułu robotyzacji zaliczane są:

  1. Koszty związane z nabyciem fabrycznie nowych robotów przemysłowych; maszyn i urządzeń peryferyjnych; maszyn, urządzeń oraz innych rzeczy zapewniających bezpieczeństwo i ergonomię; maszyn, urządzeń lub systemów do monitorowania, diagnozowania i serwisowania robotów przemysłowych; urządzeń do interakcji pomiędzy robotem przemysłowym a człowiekiem.
  2. Koszty związane nabyciem wartości niematerialnych i prawnych, jakie są niezbędne do poprawnego funkcjonowania robotów przemysłowych oraz środków trwałych wskazanych wcześniej
  3. Koszty związane z nabyciem usług szkoleniowych dla nowo zakupionych robotów, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wskazanych wcześniej.
  4. Opłaty z tytułu umów leasingu dla robotów przemysłowych oraz środków trwałych wskazanych wcześniej, jeżeli po upływie podstawowego okresu umowy leasingu finansujący przenosi na korzystającego własność tych środków trwałych.

Należy pamiętać, że nie ma możliwości zastosowania ulgi w odniesieniu do kosztu, który został odliczony od podatku w inny sposób. Ulga na robotyzację bez przeszkód może być łączona z innymi ulgami, co wymaga jednak uprzedniego rzetelnego dokonania wyodrębnienia etapów prac B+R i przedwdrożeniowych oraz prawidłowego przydzielenia kosztów. 

Wszelkie wątpliwości związane z ulgą na robotyzację, dotyczące możliwości jej zastosowania oraz przydzielenia kosztów do odpowiednich kategorii należy wyjaśniać z instytucjami posiadającymi odpowiednie kompetencje, jak podmioty świadczące doradztwo B+R. Istotnym źródłem wiedzy są również interpretacje podatkowe Krajowej Informacji Skarbowej

Odesłania:

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2021 poz. 1128).

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2021 poz. 1800).

29 mar

SBRP nominowana do Nagrody i Godła Marka Przyszłości 2023

Z wielką radością i dumą chcielibyśmy podzielić się z Państwem informacją, że Sieć Badawcza Rafał Perz została nominowana do Nagrody i Godła Marka Przyszłości 2023 w kategorii Organizacja!

Nominacja jest dla nas ogromnym wyróżnieniem i potwierdzeniem, że inteligentne rozwijanie się dzięki partnerskiej komunikacji z naszymi odbiorcami przynosi wymierne korzyści. Cieszymy się, że nasze działania są zauważane przez ogólnopolskie media, a nasza postawa zgodna z ideą Marki Przyszłości pomaga budować pozytywną relację z naszymi odbiorcami.

Dziękujemy wszystkim, którzy w nas wierzą i którzy doceniają naszą działalność. To dla nas wielka motywacja do dalszego rozwoju i udoskonalania naszych rozwiązań.

17 lis

SBRP zdobywa tytuł Symbol Synergii Nauki i Biznesu 2022

Z przyjemnością informujemy, iż uzyskaliśmy tytuł Symbol Synergii Nauki i Biznesu 2022! Oficjalne wręczenie tytułu nastąpi podczas uroczystej Gali Finałowej programu Symbol 2022 już w najbliższy piątek, 18 listopada w Katowicach w Hotelu Monopol*****.

Symbole to ogólnopolski program prowadzony na łamach Monitora Biznesu, a laureaci programu to firmy i instytucje, które cechują się innowacyjnością, rozumieją rolę prestiżu w budowaniu silnej pozycji w branży oraz stale przekształcają swoje środowisko za pomocą inteligentnych mechanizmów opartych na wiedzy i kompetencjach.

Kapituła Symbolu to grono specjalistów i ekspertów w swoich dziedzinach. Ich ogromna świadomość rynku oraz doświadczenie biznesowe i medialne sprawiają, że Symbol plasuje się wśród najbardziej prestiżowych nagród w Polsce.

Cieszymy się, że działalność SBRP po raz kolejny została doceniona przez krajowe media!

27 paź

SBRP nominowana do ogólnopolskiej nagrody gospodarczej “Ambasador Innowacyjności”

Miło nam poinformować, że zostaliśmy nominowani przez Europejski Ośrodek Rozwoju Gospodarki do ogólnopolskiej nagrody gospodarczej “Ambasador Innowacyjności” za wkład w rozwój innowacji w Polsce, za przyszłościowe, nieszablonowe myślenie, pionierskie projekty, nowe idee i niezwykłe rozwiązania. Przede wszystkim za budowanie pozytywnego wizerunku polskich innowacji, które są na bardzo wysokim poziomie i niejednokrotnie wyprzedzają światowe trendy.

Laureatów nagrody wybierze kapituła programowa, a wręczenie nagród odbędzie się podczas Międzynarodowego Forum Gospodarczego, 25 maja 2023 r. w Rezydencji Luxury Hotel w Piekarach Śląskich.

Bardzo się cieszymy się, że nasz działalność jest doceniana przez krajowe media!

 

15 wrz

Jak pozyskać środki na działania B+R?

Pozyskanie źródeł finansowania jest niezwykle istotnym etapem, niezbędnym do sprawnego realizowania prac badawczo – rozwojowych. Należy jednak pamiętać, że kluczowe znaczenie odgrywa pomysł przedsiębiorstwa, dotyczący innowacyjnych produktów lub technologii. 

Kapitał jest konieczny do pokrywania wszelkiego rodzaju kosztów działań B+R, takich jak:

  • zakup surowców, materiałów i podzespołów do wytworzenia prototypów oraz serii próbnych wyrobów,
  • zakup maszyn, urządzeń oraz narzędzi na potrzeby wykonania linii pilotażowej do wytwarzania nowych wyrobów,
  • budowa lub wynajem przestrzeni produkcyjnych czy powierzchni magazynowych,
  • zakup lub wynajem urządzeń oraz aparatury kontrolo – pomiarowej do przeprowadzenia testów oraz sprawdzeń,
  • zakup oprogramowania do opracowywania modeli oraz przeprowadzania analiz,
  • wynagrodzenia personelu,
  • opłacenie różnego rodzaj usług obcych oraz podwykonawstwa, związanego z wykonywaniem badań, udostępnianiem aparatury, opracowywaniem ekspertyz i tak dalej.

Przedsiębiorstwa dokonujące wstępnych kalkulacji kosztów realizacji projektów badawczo – rozwojowych w pierwszej kolejności doznają szoku, jakiego rzędu środkami muszą dysponować na potrzeby pokrycia wszystkich przewidzianych wydatków. Należy jednak pamiętać, że prowadzenie działalności B+R jest promowane na poziomie krajowym i międzynarodowym. Jedną z najważniejszych form zachęty przedsiębiorstw do podejmowania prac badawczo – rozwojowych są dofinansowania. Mogą być one ukierunkowane na konkretne obszary badawcze lub kierowane do konkretnych rodzajów wnioskodawców. Do najważniejszych polskich instytucji udzielających wsparcia przedsiębiorcą dla działań B+R należy zaliczyć Narodowe Centrum Badań i Rozwoju oraz Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości

Elementem niezbędnym do pozyskania dofinansowania jest uczestnictwo w danym konkursie, wymagające z uzupełnienia wniosku oraz jego złożenia do oceny przez ekspertów. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie jest skomplikowanym procesem, wymagającym uwzględnienia wielu aspektów realizowania projektu, dotyczących jego celu, metodologii badawczej, zaangażowanych zasobów budżetu oraz wielu innych. Warto jednak podkreślić, że profesjonalne i rzetelne podejście przy uzupełnieniu dokumentacji konkursowej może zaowocować uzyskaniem dofinansowania, dzięki czemu koszty realizacji prac badawczo – rozwojowych będą w pewnej części sponsorowane z środków publicznych. Dodatkowo, instytucje promujące podejmowanie przez przedsiębiorstwa prac B+R oferują również możliwość przyznania dotacji na pokrycie kosztów, ponoszonych przez firmy na potrzeby przygotowania dokumentacji konkursowej

Wparcie przedsiębiorstw w pozyskaniu finansowania na prowadzenie działalności B+R, jest oferowane przez wyspecjalizowane w tym zakresie podmioty. Zakres ich działań obejmuje wsparcie naukowo – techniczne, doradcze, ekonomiczne oraz wiele innych działań, niezbędnych do prawidłowego przygotowania dokumentacji związanej z pozyskaniem dofinansowania.

31 sie

Co ogranicza firmy przed podjęciem prac B+R?

Jeżeli prowadzenie działań B+R jest niezwykle korzystne z perspektywy przedsiębiorstwa, dlaczego tak niewielka ilość polskich przedsiębiorstw zajmuje się działalnością badawczo – rozwojową?

Udzielenie odpowiedzi na wskazane pytanie wymaga wyliczenia najważniejszych wyzwań i barier przed podejmowaniem prac B+R, jakimi są:

  • brak odpowiedniej kadry oraz zasobów technicznych do prowadzenia prac badawczo – rozwojowych,
  • brak kapitału do finansowania prac badawczo – rozwojowych oraz wdrażania ich efektów,
  • brak wiedzy oraz doświadczenia w identyfikowaniu innowacyjności oraz zarządzaniu procesami B+R,
  • obawy przed zajęciem się nowym, nieznanym wcześniej rodzajem działalności, 
  • przeświadczenie, że firma nie realizuje działań B+R.

Za najważniejszą barierę należy uznać przeświadczenie, że przedsiębiorstwo nie realizuje prac B+R, co zazwyczaj nie do końca jest prawdą. Trzeba w tym miejscu odnieść się do definicji działalności badawczo – rozwojowej, która wskazuje, że prace te muszą przekładać się na wystąpieniu w firmie znaczących zmian. Oznacza to, że wprowadzenie każdej istotnej zmiany, przekładającej się na działanie podmiotu, może być postrzegane jako działalność B+R.

Kolejną ważną barierę stanowi obawa przed nieznanym, która przekłada się na wyolbrzymianie pozostałych trudności, ponieważ na rynku istnieje wiele form pomocy przedsiębiorstwom w podjęciu działań B+R, w tym poprzez udostępnianie wykwalifikowanej kadry naukowo – badawczej, oprogramowania czy aparatury badawczej, jak również środków finansowych. 

Personel oraz zasoby techniczne do realizowania prac B+R można pozyskać od firm, specjalizujących się w obszarze wspierania przedsiębiorstw w prowadzeniu działań badawczo – rozwojowych. Angażowanie do prac B+R doświadczonej i wykwalifikowanej kadry pozwala osiągnąć szereg korzyści, jak na przykład wsparcie merytoryczne podczas identyfikowania działań badawczo – rozwojowych w firmie lub definiowaniu innowacyjności produktów lub procesów.

Środki finansowe na prowadzenie prac badawczo – rozwojowych mogą zostać pozyskane z różnych źródeł, a wsparcie w tym zakresie także jest oferowane przez wyspecjalizowane przedsiębiorstwa. Kluczowym atutem tego rodzaju firm jest doświadczenie, które pozwala na sprawne uzupełnienie dokumentacji do otrzymania dotacji oraz wykonanie rzetelnych kalkulacji przychodowo – kosztowych. Proces pozyskania dofinansowania jest wieloetapowy, dlatego uczestnictwo wykwalifikowanych specjalistów niewątpliwie zwiększa szanse na przyznanie dofinansowania w ramach dotacji krajowych lub unijnych.

24 sie

Dlaczego działalność B+R stanowi doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorstw MŚP?

Działalność B + R (więcej o działalności B+R możesz przeczytać tutaj) może pozornie wydawać się działaniem skierowanym dla dużych przedsiębiorstw lub jednostek naukowych, posiadających laboratoria oraz działy badawcze. Przekonanie to jest niezwykle mylące ponieważ działalnością badawczo – rozwojową może zajmować się praktycznie każde przedsiębiorstwo. Dodatkowo, dane zgromadzone przez Główny Urząd Statystyczny bezsprzecznie wskazują, że to właśnie przedsiębiorstwa sektora MŚP (małe i średnie przedsiębiorstwa, liczba pracowników do 250 osób) dominują w obszarze działalności B+R.

Dane statystyczne nie pozostawiają miejsca na wątpliwości – firmy sektora MŚP ilościowo dominują w realizacji działań badawczo – rozwojowych, stanowiąc około 80% wszystkich firm prowadzących działalność B + R w latach 2018 – 2020. Można domniemywać, że w kolejnych latach ich liczba będzie wzrastać. Należy jednak pamiętać, że według danych GUS w Polsce funkcjonuje niemal 2,2 miliona przedsiębiorstw z których jedynie 0,16% to duże podmioty. 

Dlaczego tak właściwie przedsiębiorstwa sektora MŚP miałby być zainteresowane działalnością B+R?

Prosta odpowiedź na to pytanie nie jest możliwa – wynika to z wielowymiarowego wpływu działalności badawczo – rozwojowych na przedsiębiorstwo, które je realizuje. Najważniejszymi korzyściami wynikającymi z prowadzenia działań B+R są:

  • rozwój przedsiębiorstwa, poprzez pozyskiwanie nowej wiedzy umożliwiającej opracowywanie nowych produktów lub usług, bądź wprowadzania znaczących ulepszeń do istniejących rozwiązań,
  • wzmacnianie posiadanej pozycji na rynku, poprzez poszerzanie oferty o nowe, innowacyjne wyroby lub usługi, 
  • usprawnianie funkcjonowania firmy, poprzez wdrażanie nowych technologii wytwarzania bądź zarządzania,
  • korzyści finansowe, w postaci ulgi B+R obniżającej podatek dochodowy, zysków ze sprzedaży nowych wyrobów czy możliwości pozyskania dofinansowania na realizowane prace badawczo – rozwojowe,
  • kreowanie wizerunku firmy na nowoczesną i innowacyjną, poprzez prowadzenie badań oraz wdrażanie ich wyników. 

Jednoznaczne wskazanie, która z przesłanek do podejmowania prac B+R jest najważniejsza nie jest możliwe – najczęściej firma odnosi korzyści w wielu obszarach, samodzielnie decydując na czym chce skupić największą uwagę

Prace B+R są niewątpliwie skierowane do przedsiębiorstw sektora MŚP, ponieważ muszą one nieustannie opracowywać nowe rozwiązania, które odróżniają ich wyroby od produktów konkurencji

Dodatkowo, firmy MŚP wykazują większe umiejętności w proponowaniu rozwiązań spełniających indywidualne wymagania klientów, w odróżnieniu od dużych przedsiębiorstw, które dążą do standaryzacji i unifikacji.

Kluczową przewagą podmiotów MŚP nad dużymi firmami jest duża elastyczność procesu obsługi klienta, szczególnie w kwestii konfigurowania parametrów rozwiązania pod konkretne potrzeby nabywców. 

10 sie

Co to działalność B+R i na czym polega?

Znaczenie często wykorzystywanego określania „działalność B+R”, oznaczającego działalność badawczo – rozwojową, nie dla każdego jest oczywiste w równym stopniu, dlatego też bardzo ważne jest jego zdefiniowanie. 

Na początek warto przedstawić prawną definicję działalności B+R, zamieszczoną w Ustawach o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz od osób prawnych, gdzie działalność B+R została zdefiniowana jako:

działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowane w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”.

Następnym krokiem jest przełożenie treści zapisów Ustawy do formy zrozumiałej dla każdego odbiorcy. Wymaga to podkreślenia istotnych kwestii ustawowej definicji, wskazujących, że działalność B+R to:

  • działalność twórcza, co oznacza, że powinna ona być użyteczna, trafna, wyróżniająca się nowością lub innowacyjnością, a autor danej działalności posiada prawa do jej efektów;
  • działalność podejmowana w sposób systematyczny, co oznacza, że powinna być ona prowadzona w sposób uporządkowany, zgodnie z przyjętym harmonogramem, przypisanymi do niej zasobami rzeczowymi, ludzkimi oraz finansowymi;
  • działalność, w której możliwe jest wyodrębnienie badań naukowych, związanych z pozyskiwaniem wiedzy teoretycznej, oraz prac rozwojowych, związanych z pozyskiwaniem wiedzy praktycznej, na temat zastosowań aplikacyjnych badań naukowych;
  • działalność której celem może być zwiększanie zasobów wiedzy poprzez kreowanie nowej wiedzy lub opracowywanie nowych zastosowań dla istniejących rozwiązań.

Działalność B+R ma być również ukierunkowana na odkrycia.

Jak widać, działalność badawczo – rozwojowa posiada szereg cech charakterystycznych, a za jej istotę należy uważać podejmowanie autorskich działań dostarczających nowej, nieznanej wcześniej wiedzy teoretycznej oraz praktycznej. Efektami działań badawczo – rozwojowych mogą być:

  • nowa wiedza wzbogacająca obszary teoretyczne, która nie jest możliwa do bezpośredniego skomercjalizowania, powstająca podczas badań naukowych
  • nowa wiedza wzbogacająca obszary praktyczne, którą można skomercjalizować poprzez sprzedaż wyrobów lub świadczenie usług, powstająca podczas prac rozwojowych.

Badania naukowe dzieli się na badania podstawowe oraz aplikacyjne. Badania podstawowe dotyczą wyłącznie pozyskiwania nowej wiedzy o podstawowych zjawiskach i faktach, a badania aplikacyjne nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń

Prace rozwojowe obejmują łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług. Należy jednak pamiętać, że pracami rozwojowymi nie są rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów i usług, nawet jeżeli mają one charakter ulepszeń.

Kluczową cechą, odróżniającą badania naukowe od prac rozwojowych, jest brak bezpośredniej możliwości sprzedaży klientom końcowym efektów badań naukowych. Wymaga to przełożenia posiadanej wiedzy do postaci wyrobu lub usługi, co odbywa się podczas prac rozwojowych. Należy pamiętać, że realizowanie badań naukowych przez przedsiębiorstwo nie jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia prac rozwojowych– zawsze można skorzystać z ogólnodostępnych źródeł wiedzy i podjąć od razu działania związane z ich przetworzeniem do postaci nowych lub znacząco ulepszonych produktów. 

5 sie

Co łączy Grantland i SBRP?

Grantland Sp. z o.o. to firma zajmująca się skutecznym wspieraniem sektora MŚP w pozyskiwaniu finansowania na innowacje, badania, inwestycje w rozwój. Co łączy Grantland i SBRP?

Współpracujemy wzmacniając kompetencje technologiczne i naukowe firm, które są zainteresowane tworzeniem innowacji finansowanych zewnętrznie. SBRP i Grantland razem tworzą unikalną i kompleksową usługę, dzięki której projekty naszych klientów są przełomowe i atrakcyjne biznesowo.

Zachęcamy do obejrzenia filmu, w którym Agnieszka Durka oraz Florentyna Góralska, przybliżają specyfikę swojej pracy:

20 lip

Jak zabezpieczyć poufne dane firmy? Klauzula non-disclosure agreement (NDA)

Know-how i inne informacje poufne stanowią podstawowy fundament przedsiębiorstwa i często decydują o jego silnej pozycji na konkurencyjnym rynku. Potrzebę zadbania o interesy przedsiębiorstwa w tym zakresie dostrzeżono już w drugiej połowie XIX wieku. Przez ten czas rozwój nowych technologii, globalizacja, zwiększone potrzeby konsumenckie zdecydowanie napędziły rywalizację na rynku często prowadząc do nieuczciwej konkurencji. Warto zatem zadbać o to, aby wszelka wiedza techniczna, technologiczna, finansowa czy handlowa została należycie zabezpieczona przed jej nieuprawnionym wykorzystaniem.

Jednym ze sposobów zabezpieczenia informacji poufnych jest zawarcie odrębnej umowy o zachowaniu poufności tzw. NDA. Taka umowa może być zawarta w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej.

Najważniejsze jednak z punktu widzenia ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest zawarcie w umowie o poufności:

  • celu i okoliczności zawarcia umowy;
  • precyzyjne określenie zakresu przetwarzanych przez przedsiębiorstwo informacji poufnych;
  • obowiązki strony objętej klauzulą poufności (np. zakaz kopiowania dokumentacji, wykorzystywanie informacji wyłącznie w celu wykonania umowy);
  • czasu obowiązywania klauzuli poufności (może obowiązywać bezterminowo);
  • określenie odpowiedzialności za naruszenie poufności;
  • wysokość kar umownych w przypadku naruszenia umowy.

Umowę o poufności można zawrzeć zarówno na etapie negocjacji z potencjalnym kontrahentem jak i osobami, które świadczą już usługi na rzecz firmy (zleceniobiorcy, pracownicy). Warto zabezpieczyć firmę w ten sposób, w każdym przypadku, w którym kontrahenci, zleceniobiorcy, pracownicy mają dostęp do danych wrażliwych firmy a ich ujawnienie może spowodować negatywne konsekwencję dla firmy. 

Dla ochrony interesów firmy nie wystarczy ogólne wskazanie w umowie, że klauzulą poufności objęte są dane technologiczne, finansowe, administracyjne. Ważne, aby w umowie wyraźnie wskazać zakres danych objętych klauzulą poufności, np. wszelkie bazy danych klientów, receptury, opracowane wzorce, specyfikacje, projekty, innowacje, ustalenia ze spotkań, prezentacje sprzedażowe, wyniki finansowe. Dlaczego to takie istotne? 

Dokładne określenie zakresu poufnych informacji pozwoli na uniknięcie wątpliwości w przypadku ewentualnego sporu pomiędzy stronami umowy.  Oczywiście objęcie określonych informacji klauzulą poufności powinno mieć swoje uzasadnienie. Nie można zastrzegać jej w przypadku informacji, które są powszechne znane lub zakres danych objętych klauzulą jest zbyt szeroki. 

Może również zdarzyć się, że pewna informacja w chwili zawierania umowy stanowi dla przedsiębiorstwa informację poufną, jednak w trakcie wykonywania umowy straciła ten charakter. Warto zatem zastrzec odpowiednie postanowienie w umowie, które ureguluje tą kwestię. Dlaczego? Ponieważ sytuacja na rynku jest dynamiczna a regulacje prawne i wytyczne regulacyjne często się zmieniają. Czasem zdarzyć się może sytuacja, w której strona objęta klauzulą poufności będzie niejako zmuszona do ujawnienia informacji poufnych. Dzieje się tak w przypadku, gdy np. przepisy powszechnie obowiązującego prawa zmuszają naszego kontrahenta do ujawnienia informacji niejawnych albo przykładowo, instytucja państwowa (Urząd Skarbowy, Komisja Nadzoru Finansowego, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów itp.) zażąda od naszego kontrahenta takich informacji. Przedsiębiorca musi być przygotowany na każdą ewentualność, zatem ważne jest skonstruowanie umowy o zachowaniu poufności w sposób kompleksowy i dokładny.

Co istotne umowa NDA powinna wprost wskazywać jakim podmiotom dane poufne mogą być przekazywane np. konstrukcja klauzuli poufności zakłada, że wyniki sprzedażowe mogą być przekazywane wyłącznie do określonych osób pracujących w przedsiębiorstwie.  

Aby uniknąć problemu ujawnienia informacji niejawnych w przyszłości, koniecznie trzeba pamiętać o tym, aby zastrzec w umowie, że nasz kontrahent, zleceniobiorca, pracownik zobowiązany jest do zachowania poufności zarówno w trakcie wykonywania umowy jak i po zakończeniu współpracy.

Co jednak w przypadku, gdy mimo zawarcia umowy o poufności, strona objęta klauzulą poufności ujawniła informacje wrażliwe, know-how wieloletniej pracy nad rozwojem przedsiębiorstwa, w które włożyliśmy tyle czasu i energii?

Na taką ewentualność warto pamiętać o zastrzeżeniu postanowienia w umowie NDA w zakresie kar umownych za ujawnienie informacji niejawnych. Po pierwsze kara finansowa ma charakter odstraszający, natomiast w skrajnych przypadkach pozwoli na rekompensatę strat jakie mogą pojawić się po nieuczciwym działaniu osób zobowiązanych.

Jak można zaobserwować po treści artykułu, problematyka umów o zachowaniu poufności jest bardzo złożona, ale jej istotność z punktu widzenia ochrony naszego przedsiębiorstwa uzasadnia ich wprowadzenie do obrotu.